Effizient Informationen austauschen und Dokumente erstellen – das ist der Kern der Digitalisierung. Rasch soll es gehen, bedienerfreundlich und erst noch in einem modernen, einheitlichen Corporate Design. Wo mehrere Menschen arbeiten, ist das kein Kinderspiel. Exzellente Technologie ist erforderlich, um das Corporate Design einheitlich zu halten. Selbst Ihr Arbeitsvertrag zeigt, bei welcher Art von Unternehmen Sie arbeiten.
OfficeCare beschäftigt sich seit ihrer Gründung vor über 20 Jahren mit dem Thema Corporate Design und Corporate Identity rund um Unternehmensvorlagen. Zusammen mit Agenturen haben wir bereits vielen Vorlagen, Dokumenten und Präsentationen ein neues Kleid angezogen. Dabei unterstützen uns eigens von OfficeCare entwickelte, automatisierte Prozesse in den Office Programmen. Denn wir sind überzeugt: Wenn die Mitarbeitenden das Corporate Design einfach einsetzen können, wird dieses auch zielorientiert und unternehmensweit zur echten Marke. Am Beispiel der Zusammenarbeit mit der Pini Group AG mit Hauptsitz in Grono TI sehen wir, wie Personalisierung, Automatisierung und CI/CD bei Unternehmensdokumenten zusammenspielen bzw. diese sich in einer Projektzusammenarbeit weiterentwickeln können.
Word-Vorlagen mit Stil
Zu Beginn der Zusammenarbeit mit der Pini Group AG Ende 2021 stand die Effizienzsteigerung im Erstellen und Ausfüllen von Geschäftsdokumenten durch Template- und Content-Management im Fokus. Die erste Herausforderung: Eine Word-Briefvorlage einzuführen, simpel zu bedienen und doch individualisiert und mehrsprachig, an standortspezifische Gegebenheiten angepasst. So hiess es beispielsweise, «die USA haben ein anderes Briefformat (US Letter)», «Türkei hat viel längere Absenderangaben als die Schweiz», oder «bei uns muss alles schnell gehen, wir können uns nicht ums Corporate Design kümmern, Word muss einfach funktionieren». Im Sinne einer einheitlichen CD-Strategie und möglichst einfachen Bedienung wurde zusammen mit der Agentur und internen Verantwortlichen das Brieflayout umgesetzt. Es verkörpert alle Elemente: benutzerfreundlich, einheitlich im Design, fixe, unveränderbare Positionierungen des Logos, aber individuell in der Inhaltseingabe und Formatierung im Textbereich. So lassen sich neben dem Standardtext (natürlich in der richtigen Grösse und im richtigen Font) Bilder genauso einfügen wie Tabellen oder andere Objekte. Mit zentral hinterlegten Texten (sog. Contents) stehen den Mitarbeitenden auf der ganzen Welt mehrsprachige Mustertexte und perfekt aufbereitete Bilder (Kontrast, Ausschnitt, Farben) und Referenzen zur Verfügung.
Wir sind überzeugt: Wenn die Mitarbeitenden das Corporate Design einfach einsetzen können,
wird dieses auch zielorientiert und unternehmensweit zur echten Marke.
Einheitlich und doch standortbezogen
Als internationales Ingenieur- und Beratungsbüro mit Standorten auf der ganzen Welt ist die Pini Group ein spannender und ambitionierter Kunde, und für uns eine wertvolle Herausforderung, die Bedürfnisse der Anwender/-innen und Best-Practices im schnelllebigen Geschäft zu verknüpfen. Nach der erfolgreichen Einführung im Jahr 2022 begleiteten wir die Verantwortlichen bei der Weiterentwicklung und stetigen Optimierung der Cloud-Apps zur Vorlagensteuerung, um den Mehrwert und die Effizienz am Arbeitsplatz voranzutreiben. Dabei steht möglichst viel Gestaltungsfreiraum für die Mitarbeitenden von Sydney, Israel und Zürich bis Buenos Aires genauso im Vordergrund wie ein konsequenter Markenauftritt. In einer zweiten Projektphase stand die Umsetzung von inhaltlich komplexeren Vorlagen an, wie beispielsweise der Technische Report und Präsentationsvorlagen. Rastervorgaben wie Inhaltsverzeichnisse und Titelblatt oder Pflichteingaben mit fixen Positionierungen sind dabei wichtige Eckpunkte, die einerseits das Handling für die Mitarbeitenden enorm erleichtern, andererseits aber auch ein identisches Erscheinungsbild über die Landes- und Sprachgrenzen hinaus gewährleisten. Die Marke Pini wird so getragen, individuelle Prozesse per Mausklick automatisiert.
Wie kann die Marke nun auch im HR weltweit und per Klick sofort sichtbar sein und doch die nötige Individualisierung bieten? Standorte auf der ganzen Welt haben unterschiedliche Anforderungen an
Arbeitsverträge. Corporate Design und Personalisierung sind aber gerade hier ein wichtiger Bestandteil. Ein Arbeitsvertrag ist meistens das erste offizielle Dokument zwischen zukünftigen Mitarbeitenden und dem Unternehmen. Und gerade da soll die Unternehmensmarke als Identitätsstifterin erkennbar sein.
Verträge mehrsprachig und immer aktuell
Unser aktuelles Projekt mit der Pini Group AG zeigt vor allem im HR-Bereich, dass es möglich ist, trotz Individualisierung einen Standard zu definieren. Dieser vereinfacht die Administration und Bewirtschaftung der Verträge und hilft den HR-Mitarbeitenden an den unterschiedlichen Standorten schnell und «Pini-konform» Arbeitsverträge direkt in der App zu generieren. Textblöcke für Stunden- und Monatslohn sowie befristete und unbefristete Verträge in allen Sprachen sind sehr hilfreich. Werden diese automatisch ins Dokument eingefügt, lassen sich die Markendarstellung sowie einzelne unternehmensweit gleiche Inhaltselemente garantieren. Vertragsmutationen sind vom Hauptsitz aus leicht umsetzbar und weltweit schnell verfügbar.
OfficeCare durfte in den letzten Jahren viele Vorlagenprojekte begleiten, spezifische Unternehmensprozesse kennenlernen und diese in Microsoft® Office nach Best Practice für Bedienung und Einhaltung des CDs sowie die spätere Bewirtschaftung umsetzen. Die von uns eingesetzten Cloud-Apps überzeugen durch Swissness und Simplizität sowie die Möglichkeit zur Integration von eigenen Prozessen. Wir sind überzeugt, dass die Unternehmensmarke in Bezug auf Geschäftsdokumente, Korrespondenz und Präsentationen nur in der richtigen Kombination von Standardisierung und Individualisierung begeistern kann. Und wir wissen alle, dass eine Unternehmensmarke letztlich nur via Anwender:innen, sprich die Mitarbeitenden erfolgreich nach aussen getragen werden kann. Bei Pini sind wir Tag für Tag gefordert, die Apps werden weiter ausgebaut, optimiert, neue Vorlagen und Contents hinzugefügt.
Denn wir sind überzeugt: «handgestrickt» soll mittelfristig verschwinden, «0815» ist sowieso kein Thema.
Die Pini Gruppe ist ein führender europäischer Ingenieur- und Beratungsdienstleister und beschäftigt ca. 800 Mitarbeitende mit Standorten auf der ganzen Welt und mehr als 70 Jahren Erfahrung.
Zusammen mit OfficeCare wurde ein auf der Microsoft® 365 Cloud basierendes Vorlagen-Tool für Word, Excel, PowerPoint und Outlook eingeführt, Unternehmensvorlagen nach überarbeitetem Corporate Design integriert und an die eigenen Prozesse angepasst.
Unterschiedliche Apps, integriert in Microsoft® 365 Cloud, garantieren den Mitarbeitenden einen effizienten und simplen Zugang zu Unternehmensdokumenten, Referenzen und einer Bild- und Mustertextdatenbank.
AutorIn
Geschäftsführerin, Gründerin und Verwaltungsratspräsidentin dieses Informatikunternehmens. Als langjährige Referentin in der Erwachsenenbildung verfügt sie über fundiertes Wissen im Ausbildungsbereich: von der Konzeptphase bis zur Schulungsleitung, vom e-Learning-Modul bis zum Workshop. Als Projektleiterin realisiert sie anspruchsvolle Projekte im Bereich Automatisierung, Corporate Identity und Corporate Design, integriert in die Office-Welt.
